Heb je een leuk idee voor een activiteit die jij graag in de regio wilt organiseren? Mooi! Iedereen binnen onze regio kan een regio-activiteit organiseren of aanvragen. Op deze pagina lees je hoe je dat aanpakt, welke ondersteuning je kunt verwachten en welke afspraken er gelden.
Wat is een regio-activiteit?
Een regio-activiteit is in principe toegankelijk voor alle scoutinggroepen in de regio en heeft als doel om het scoutingspel regionaal te bevorderen. Denk aan een activiteit voor een specifieke leeftijdsgroep, een wedstrijd of een speciale dag — alles waar groepen samen aan kunnen deelnemen.
Waar dien je je idee in?
Een idee voor een regio-activiteit kan op drie plekken landen. Onze voorkeur is om deze volgorde aan te houden:
- Speltakraad — als je idee aansluit bij een specifieke speltak, leg het dan eerst voor aan de bijbehorende speltakraad. Speltakraden hebben een vast jaarbudget en kunnen activiteiten zelf goedkeuren binnen dat budget.
- Kwartiermaker Activiteiten — past je idee niet bij een speltakraad, of vraagt het om een groter budget? Dan ga je naar de kwartiermakers van Team Spel en Programma.
- Regiobestuur — voor grotere of overkoepelende activiteiten beslist het bestuur over het beschikbare budget.
Weet je niet zeker waar je idee thuishoort? Stuur dan een mail naar
Goedkeuring en tijdpad
Voor elke regio-activiteit vragen we om twee dingen aan te leveren:
- Een draaiboek met de opzet van de activiteit
- Een begroting met de verwachte inkomsten en uitgaven
Op de website van Scouting Nederland vind je hulpmiddelen die je kunt gebruiken. Op termijn willen we vanuit de regio eigen templates aanbieden.
Het regiobestuur komt maandelijks samen en behandelt jouw aanvraag bij voorkeur uiterlijk één maand vóór de activiteit. Om zeker te zijn dat je aanvraag op tijd besproken wordt, raden we aan om hem minimaal twee maanden van tevoren in te dienen. Dit is geen harde deadline, maar wel een veilige marge.
Ondersteuning vanuit de regio
Als jouw aanvraag is goedgekeurd, kun je rekenen op de volgende ondersteuning vanuit de regio:
- Meedenken bij het opzetten en uitwerken van het evenement
- Gebruik van regiomateriaal voor de uitvoering
- Communicatie via regiokanalen:
- Een eigen pagina op de regiowebsite
- Vermelding in de regionieuwsbrief
- Plaatsing op de regio-jaarkalender
- Berichten via de social media van de regio
Voor de inhoud van de communicatie ben je als organisator zelf verantwoordelijk. De regio zorgt dat het op de juiste plekken terechtkomt.
Financiën
Voor regio-activiteiten gelden een paar afspraken rondom geld:
Budget
Activiteiten die via een speltakraad lopen vallen onder het jaarbudget van die speltakraad. Activiteiten die daarbuiten worden georganiseerd, krijgen een specifiek toegewezen budget na goedkeuring van het bestuur.
Declareren
De regio werkt standaard met declaraties achteraf. Voor specifieke situaties kunnen we afspraken op maat maken — overleg dit vooraf met de penningmeester.
Deelnemersgeld
Vraag je deelnemersbijdragen voor je activiteit? Dan storten deelnemers het bedrag rechtstreeks op de regiorekening (dus niet aan jou als organisator). Deze inkomsten komen ten gunste van het budget van de activiteit.
Aanmeldingen
De organiserende partij regelt zelf het aanmeldproces voor deelnemers. Zoals hierboven beschreven, gaan deelnemersbetalingen wel via de regiorekening.
Aan de slag?
Heb je een idee dat je verder wilt uitwerken? Begin bij de juiste speltakraad, de kwartiermaker of het bestuur. Voor algemene vragen of als je niet zeker weet waar je moet zijn: stuur een mail naar